WhatsApp Bot Kurma Rehberi: Satış odaklı yapı, ölçüm ve güvenlik odaklı büyüme

WhatsApp Bot Kurma Rehberi: Satış odaklı yapı, ölçüm ve güvenlik odaklı büyüme

Bir WhatsApp botu kurarken teknik olarak en güçlü yapıyı seçmek yetmez; doğru ölçüde ve doğru kural setiyle satış ekibinin gelir hattını desteklemesi gerekir. GAIAI ile yapılan kurulum yaklaşımında ana amaç, ilk temas anını otomatikleştirirken ekibin yanlış önceliklerine müdahale etmemek, nitelikli lead geçişini güvence altına almak ve ilk 30 günde ölçülebilir sonuç görmektir.

whatsapp bot kurma için GAIAI karar odağı

whatsapp bot kurma çalışması, yalnızca görünürlük hedefiyle değil, satışa giden doğru adımı hızlandırma hedefiyle ele alınmalıdır. GAIAI bu noktada kapsamı, onay sınırlarını ve ölçüm düzenini birlikte kurarak projenin gerçek müşteri kazanımına bağlanmasını sağlar.

Neden bot öncesi satış hedefi belirlenmeli?

Birçok ekip “botu kurunca müşteri hızlı cevap alsın” hedefiyle başlar; ancak tek başına hız, dönüştürücü sonuç demek değildir. Botun hangi iş çıktısını artıracağı yazılı değilse performans değerlendirmesi yorum seviyesinde kalır.

Botun hedefi en az dört seviyede netleşmelidir:

• İlk temasta adayın doğru sınıflandırılması
• Hatalı sorularda güvenli devri
• Satış ekibinin takip edebileceği kanıt üretimi
• İlk 90 gün içinde kapanışa katkı ölçümü

Kurulumdan önce karar çerçevesi

aşağıdaki 5 adımı tamamlamadan yayınlamayın

Ürün hedefi ve segment kararı

Ürün hedefi, tekil bir cümleyle yazılmalı. Örneğin “ön görüşme ve ön ödeme bilgisini alan leadleri satış ekibine iletmek” gibi. Segment tanımı yoksa bot yanlış adayları da toplar.

Başarı tanımı

gunluk, haftalık ve aylık KPI seviyeleri belirleyin.

• Günlük: botta ilk mesajdan sonra ilk yanıt süresi
• Haftalık: nitelikli lead oranı
• Aylık: satış kapanışına etkili aday artışı

Onay kuralları

otomatik yanıtlama sınırlarının yazılı olması gerekir. "Yanlış ürün sorgusu", "fiyat pazarlığı" ve "kritik talep" gibi konularda devretme şartı oluşturun.

Bot mimarisi: konuşma, kurallar ve veri bütünlüğü

İyi bir bot, sadece soru-cevap akışı değil, satış sürecinin parçasıdır. Aşağıdaki mimari bileşenler birlikte kurulmalıdır.

Konuşma akışı tasarımı

İlk mesajda en fazla 2–3 ana soru sorulmalı ve her soruda hangi bilgiyi topladığınız yazılı olmalı. Bu yaklaşım hem müşterinin güvenini korur hem de veri kalitesini artırır.

Niyet doğrulama ve aday eleme

Müşteri niyeti netleşmeden satış önerisi verilmemeli. Bu yüzden “ben sadece fikir öğrenmek istiyorum” ile “fatura ve ödeme aşamasında” cümlelerini ayrıştıran karar dalı kurun.

Veri alanı standartı

Toplanan alanların standart listesi gerekir: şirket/kurum bilgisi, ürün ilgisi, bütçe aralığı, zaman baskısı, karar alma süreci, iletişim izni durumu. Bu listeden bir alan eksikse raporda boşluk oluşur.

Lead qualification: nitelikli adayın formülünü yazın

aşağıdaki puanlama modeli başlangıç için pratiktir

Müşteri adayını puanlayan mini model

• 3 puan: yalnızca genel ilgi sorusu
• 6 puan: spesifik ihtiyaç, bütçe aralığı var
• 9 puan: karar sürecini bilen ve zaman hedefi net olan aday
• 11 puan: iletişim izni açık + randevu zamanını onaylayan aday

Geçiş eşiği yönetimi

10 puanın altında adaylar destek kılavuzuna; 10 ve üzerinde adaylar satış takip hattına yönlendirilmelidir. Eşik, haftalık KPI sonucuna göre ayarlanır; sabit bırakılmaz.

Satışta yanlış geçişi önleme

aşağıdaki yanlış geçiş belirtileri görünüyorsa devretmeyin

• Aynı gün içinde 4+ tekrarlayan mesaj
• “Fiyat ne kadar?” ve “Teknik detay” sorularının karışması
• Üçüncü taraf karar verici bilgisi gelmesi

Satış takip ve follow-up otomasyonu

Bot yalnızca filtreledikten sonra devretmez; satışın kapanmasına destek sağlayacak adımı da tetikler.

CRM entegrasyonu

Her nitelikli aday için satış hattına bir kimlik açın:

• Ad soyad + kanal etiketi
• Son etkileşim metni özeti
• Nitelik puanı
• Sonraki temas tarihi

Otomatik takip kuralı

İlk devredilen aday 2 saat içinde yanıt almadıysa, satış temsilcisi görev listesine düşürülmeli. 24 saat sonra da ikinci bir hatırlatma tetiklenebilir; ancak müşteriye spam hissi veren sıklıktan kaçının.

Müşteri yönlü satış mesajı yönetimi

Botun kapalı kapanış cümleleri yerine net değer odaklı CTA kullanılmalı. “Hemen teklif isteyin” değil, “görüşme için uygun saat seçin” yaklaşımı daha yüksek dönüş sağlar.

Destek devri ve risk azaltma

Yapay zeka tabanlı cevaplar her durumda uygun değildir. Üç risk grubu net ayrılır: teknik, itiraz ve ödeme/karar kritikliği.

Destek devri senaryosu

• Yanlış ürün eşleşmesi: doğrudan destek kanalına geçir
• Faturalama/komisyon sorusu: insan müdahalesine devret
• Memnuniyetsizlik sinyali: ikinci seviye operatör akışı aç

Hatalı cevap yönetimi

erken bot bir hata yaptıysa 3 dakikalık müdahale hedefi

1. Yanlış mesajı geri çek
2. Aynı gün içinde düzeltici mesaj gönder
3. Kural havuzunda hatayı işaretle ve tekrar test et

Ölçülebilir destek etkisi

Amaç, yalnızca “daha az destek işi” değil “daha doğru destek işine odaklanma”dır.

Raporlama panosu ve kanıt disiplini

Tek başına mesaj sayısı, iyi KPI değildir. Rapor, aksiyon aldırmalıdır.

Raporlama sıklığı

Haftalık rapor minimumdur. Yönetici özeti haftada bir, operasyon ekibi detay raporu haftada iki tur incelenmelidir.

Kanıt odaklı karar ritmi

Üç hafta üst üste düşüş yaşanıyorsa yeni özellik eklenmez, önce kural düzeltmesi yapılır.

Entegrasyon risk planı

entegre edilmeyen sistemle canlı sonuç gelmez

API ve veri tutarlılığı

aşama geçişlerinde farklı kaynaklarda tarih formatı farklıysa, aday takibi bozulur. Bu risk için tek bir zaman damgası standardı şarttır.

Erişim ve gizlilik kuralları

Veri erişimi rol bazlı olsun; bot yönetimi ile rapor okuma erişimi aynı hesapta toplanmamalı. Her erişim için günlük log bırakılmalı.

Operasyonel kapanış planı

Planlanan metrikler sağlanmıyorsa, kapsamı daraltın. Tüm akışı bırakmak yerine yanlış senaryoları kaldırarak kademeli düzeltin.

İlk ölçülebilir iş sonucu: 8 haftada ne beklemeliyiz?

Aşağıdaki hedef seviyesi gerçekçi bir ilk hedef olarak çalışır.

• 1–2. hafta: devredilen aday hatasını %20 düşürme
• 3–4. hafta: niteliklendirilmiş lead oranını %15 artırma
• 5–8. hafta: kapanışa giden adayların satış ekip iş yükünü %12 düşürme
• 8. hafta sonunda: aylık kapanış döngüsünü 3–5 gün kısaltma

Doğrulama yöntemi

Bu hedefleri yalnızca bir raporla değil, aynı dönemdeki kampanya verisi ile kıyaslayarak doğrulayın. Botun etkisi ancak karşılaştırmalı raporla görünür.

Yaygın yanlışlar ve hızlı düzeltmeler

Sadece teknik ekibin anlaşılması

İş ekibini içine almayan teknik tasarım, sonraki ayda yanlış yönlendirme üretir. Her test toplantısına satış temsilcisi ekleyin.

Hızlı genişleme tuzağı

3. haftada yeni akış açmak çoğu zaman yanlıştır. Önce mevcut akışlar %90 temizlikte çalışsın.

Rapor okunmaması

Rapor okunmuyorsa botun kural hatası düzelmez. Raporu karar almaya zorunlu bir araç yapın; okunamayan rapor kâğıt olur.

Sonuç ve sonraki adım

WhatsApp botu, doğru planlandığında satış ekibinin kalitesini artıran bir filtre ve büyümeyi hızlandıran bir izleme sistemi olur. GAIAI ile kurulumunuzu iş sonuçlarına göre tasarlayabilirsiniz. İlk adımı bugün başlatmak için GAIAI Hizmet Al tıklayın veya doğrudan ekibimize iletişime geçin.

İlgili GAIAI kaynakları

• GAIAI Blog
• GAIAI hizmetleri
• kanıt odaklı GAIAI yaklaşımı

Sıkça sorulan sorular

whatsapp bot kurma için ilk adım ne olmalı?

Önce tek bir satış veya operasyon akışı seçilmeli, sonra bu akış için ölçüm ve insan onayı kuralı yazılmalıdır.

GAIAI bu süreçte neyi netleştirir?

GAIAI kapsamı, okunacak kaynakları, dokunulmayacak alanları, raporlama düzenini ve hizmete geçiş kararını birlikte netleştirir.

Hizmet almadan önce hangi kanıt istenir?

İlk 30 gün için başarı metriği, yanlış yönlendirme riski, devretme kuralı ve satışa etkisi yazılı olarak görülmelidir.

WhatsApp üzerinden görüşme ne zaman mantıklı olur?

Hedef akış ve beklenen iş sonucu belliyse WhatsApp görüşmesi, kapsamı hızlı netleştirmek ve Hizmet Al adımına geçmek için uygundur.

Bu çalışma hangi durumda ertelenmeli?

Veri kaynağı, ekip sahibi veya onay sınırı belirsizse önce süreç netleştirilir; sonra otomasyon ve içerik büyütülür.